รู้ทันงานเพิ่ม-ลด (VO) ในงานก่อสร้าง: ขั้นตอน เอกสาร และการควบคุมต้นทุน

การเปลี่ยนแปลงระหว่างการก่อสร้างเป็นสิ่งที่สามารถเกิดขึ้นได้ในแทบทุกโครงการ ไม่ว่าจะเกิดจากความต้องการเพิ่มเติมของเจ้าของโครงการ การปรับเปลี่ยนแบบ หรือสภาพหน้างานจริงที่แตกต่างจากข้อมูลในระยะออกแบบ

แม้การเปลี่ยนแปลงบางรายการอาจดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่หากไม่มีขั้นตอนการตรวจสอบและอนุมัติที่เหมาะสม อาจส่งผลกระทบต่อทั้งงบประมาณ ระยะเวลาก่อสร้าง และความสัมพันธ์ระหว่างผู้เกี่ยวข้อง

หนึ่งในกระบวนการสำคัญที่ช่วยบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลงเหล่านี้คือ Variation Order (VO) หรือ งานเพิ่ม-ลดในสัญญาก่อสร้าง

บทความนี้ ONE-M จะพาไปทำความเข้าใจความหมาย ขั้นตอน เอกสารสำคัญ และแนวทางบริหาร VO อย่างมืออาชีพ ผ่าน 3 ประเด็นสำคัญที่เจ้าของโครงการและผู้เกี่ยวข้องควรรู้

Variation Order (VO) คืออะไร?

Variation Order (VO) คือ การเปลี่ยนแปลงขอบเขตหรือรายละเอียดของงานก่อสร้างจากที่กำหนดไว้ในสัญญาเดิม โดยอาจเป็นการเพิ่ม ลด หรือปรับเปลี่ยนรายการงานตามเงื่อนไขของสัญญา

ตัวอย่างการเปลี่ยนแปลง ได้แก่

• งานเพิ่ม (Additional Work): การเพิ่มรายการงานที่ไม่ได้รวมอยู่ในขอบเขตสัญญาเดิม
• งานลด (Omission Work): การยกเลิกหรือลดปริมาณงานบางรายการจากขอบเขตเดิม
• การปรับเปลี่ยนงาน (Modification Work): การเปลี่ยนแปลงวัสดุ รายละเอียดแบบ หรือวิธีการก่อสร้างตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง

สาเหตุของการเกิด VO อาจมาจากหลายปัจจัย เช่น

• ความต้องการเพิ่มเติมหรือเปลี่ยนแปลงของเจ้าของโครงการ
• การปรับแบบสถาปัตยกรรม โครงสร้าง หรืองานระบบประกอบอาคาร
• สภาพหน้างานจริงที่แตกต่างจากข้อมูลหรือสมมติฐานในระยะออกแบบ
• การเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดด้านสิ่งแวดล้อม การเข้าถึงสำหรับทุกคน (Accessibility) หรือความปลอดภัย
• ความจำเป็นในการปรับรายละเอียดเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดและวัตถุประสงค์ของโครงการ

ทั้งนี้ การเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการไม่ได้หมายความว่าจะถือเป็น VO ที่สามารถเรียกร้องค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมได้โดยอัตโนมัติ แต่ต้องพิจารณาจากขอบเขตงานและเงื่อนไขของสัญญาที่เกี่ยวข้อง

1. ขั้นตอนการบริหาร Variation Order อย่างมืออาชีพ

การบริหาร VO ที่มีประสิทธิภาพควรเริ่มตั้งแต่การระบุความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลง ไปจนถึงการประเมินผลกระทบ การอนุมัติ และการติดตามผลหลังดำเนินงาน

ขั้นตอนที่ 1: ระบุความต้องการเปลี่ยนแปลง

การเปลี่ยนแปลงอาจเริ่มต้นจากเจ้าของโครงการ ผู้ออกแบบ ผู้รับเหมา หรือผู้เกี่ยวข้องตามขั้นตอนที่สัญญากำหนด

ควรระบุรายละเอียดของงานที่ต้องการเปลี่ยนแปลง เหตุผลความจำเป็น และขอบเขตงานที่ได้รับผลกระทบอย่างชัดเจน

ขั้นตอนที่ 2: ประเมินผลกระทบด้านต้นทุนและระยะเวลา

ก่อนดำเนินการ ควรประเมินผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงในประเด็นสำคัญ เช่น

• ต้นทุนงานเพิ่มหรืองานลด
• ผลกระทบต่อแผนงานก่อสร้าง
• ความจำเป็นในการขยายระยะเวลาตามสัญญา (Extension of Time: EOT)
• ผลกระทบต่อคุณภาพ วัสดุ และระบบที่เกี่ยวข้อง
• ความเสี่ยงด้านการจัดซื้อจัดจ้างและการประสานงาน

การประเมินตั้งแต่ระยะเริ่มต้นช่วยให้เจ้าของโครงการมีข้อมูลประกอบการตัดสินใจอย่างรอบด้าน

ขั้นตอนที่ 3: จัดทำเอกสารและเสนอขออนุมัติ

ผู้เกี่ยวข้องต้องจัดเตรียมรายละเอียดของงานที่เปลี่ยนแปลง พร้อมเอกสารสนับสนุนด้านเทคนิค ราคา และระยะเวลา เพื่อเสนอให้ผู้มีอำนาจตามสัญญาพิจารณา

การอนุมัติควรดำเนินการให้ถูกต้องตามขั้นตอนและขอบเขตอำนาจที่กำหนดไว้ในสัญญา

ขั้นตอนที่ 4: ดำเนินงานและติดตามผล

เมื่อได้รับคำสั่งหรือการอนุมัติที่ถูกต้องตามสัญญาแล้ว จึงดำเนินงานตามรายการเปลี่ยนแปลง พร้อมติดตามคุณภาพ ต้นทุน และความก้าวหน้าของงาน

ในบางกรณี สัญญาอาจกำหนดกระบวนการสำหรับสั่งให้ดำเนินงานก่อนที่ทุกฝ่ายจะตกลงมูลค่าหรือผลกระทบด้านเวลาได้ครบถ้วน ซึ่งต้องดำเนินการตามข้อกำหนดเฉพาะของสัญญานั้น

ONE-M Insight: การมีที่ปรึกษาช่วยตรวจสอบความจำเป็นและประเมินผลกระทบตั้งแต่เริ่มต้น สามารถลดความเสี่ยงจากความเข้าใจไม่ตรงกัน และสนับสนุนกระบวนการตัดสินใจของเจ้าของโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2. ระบบเอกสารและการอนุมัติ: หัวใจสำคัญของการควบคุม VO

เอกสารเป็นองค์ประกอบสำคัญของการบริหารงานเพิ่ม-ลด เนื่องจากช่วยสร้างความชัดเจนเกี่ยวกับผู้ร้องขอการเปลี่ยนแปลง เหตุผล ขอบเขตงาน ราคา และสถานะการอนุมัติ

หากไม่มีระบบเอกสารที่เหมาะสม อาจเกิดความเข้าใจคลาดเคลื่อนเกี่ยวกับงานที่ได้รับอนุมัติแล้ว หรือกลายเป็นข้อพิพาทด้านค่าใช้จ่ายในภายหลัง

เอกสารสำคัญที่ควรจัดเตรียม

1. Site Instruction (SI) หรือเอกสารคำสั่งงานที่เกี่ยวข้อง

ใช้บันทึกคำสั่งหรือรายละเอียดการดำเนินงานตามระบบเอกสารของโครงการ โดยผู้ออกคำสั่งต้องมีอำนาจตามที่สัญญากำหนด

2. รายละเอียดและเหตุผลของการเปลี่ยนแปลง

ระบุสาเหตุ ความจำเป็น ผู้ร้องขอ และขอบเขตงานที่ได้รับผลกระทบ

3. แบบก่อสร้างเดิมและแบบที่แก้ไข

ใช้เปรียบเทียบรายละเอียดก่อนและหลังการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้สามารถตรวจสอบขอบเขตงานได้อย่างชัดเจน

4. รายการปริมาณงานและราคา (BOQ)

แสดงรายละเอียดปริมาณงาน หน่วย ราคาต่อหน่วย และมูลค่างานเพิ่มหรืองานลด พร้อมหลักฐานประกอบการประเมินราคา

5. ตารางเปรียบเทียบต้นทุนและระยะเวลา

แสดงผลกระทบต่อมูลค่าสัญญา งบประมาณสำรอง แผนงาน และกำหนดแล้วเสร็จของโครงการ

6. เอกสารการอนุมัติจากผู้มีอำนาจ

บันทึกผลการพิจารณาและการอนุมัติอย่างเป็นทางการตามขั้นตอนที่กำหนดในสัญญา

นอกจากเอกสารแต่ละรายการแล้ว โครงการควรมีระบบทะเบียนติดตาม VO (VO Register) เพื่อรวบรวมสถานะ มูลค่า ผลกระทบ และประวัติการอนุมัติของงานเปลี่ยนแปลงทั้งหมด

ONE-M Insight: ระบบเอกสาร VO ไม่ใช่เพียงขั้นตอนทางธุรการ แต่เป็นเครื่องมือสำคัญในการควบคุมงบประมาณ ตรวจสอบย้อนหลัง และลดความเสี่ยงจากข้อพิพาทระหว่างผู้เกี่ยวข้อง

3. มุมมองจากที่ปรึกษา: บริหาร VO อย่างไรให้โครงการเดินหน้าต่อได้?

จากมุมมองของ ONE-M ในฐานะที่ปรึกษาด้านการบริหารและควบคุมงานก่อสร้าง การเกิด VO ไม่ได้หมายความว่าโครงการมีปัญหาเสมอไป

สิ่งสำคัญคือการมีระบบบริหารความเปลี่ยนแปลงที่เหมาะสม และสามารถตัดสินใจได้ทันต่อความก้าวหน้าของงานก่อสร้าง

3.1 กำหนดหลักเกณฑ์การพิจารณาให้ชัดเจน

โครงการควรกำหนดแนวทางพิจารณาความจำเป็นของ VO รวมถึงผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบด้านเทคนิค ราคา และผลกระทบต่อระยะเวลา

การมีหลักเกณฑ์ที่ชัดเจนช่วยลดความคลาดเคลื่อนในการพิจารณางานเปลี่ยนแปลง

3.2 กำหนด Cut-off Date สำหรับการตัดสินใจ

การกำหนดช่วงเวลาที่ควรสรุปรายการเปลี่ยนแปลงก่อนเข้าสู่งานก่อสร้างขั้นต่อไป สามารถช่วยลดความเสี่ยงจากงานแก้ไขซ้ำและการรบกวนแผนงาน

โดย Cut-off Date ควรสัมพันธ์กับแผนการจัดซื้อวัสดุ การอนุมัติแบบ และกิจกรรมสำคัญในแผนงานก่อสร้าง

3.3 ตรวจสอบความจำเป็นและความเหมาะสมของราคา

ที่ปรึกษาสามารถสนับสนุนเจ้าของโครงการในการตรวจสอบขอบเขตงาน ปริมาณ และความสมเหตุสมผลของราคาที่ผู้รับเหมาเสนอ

รวมถึงช่วยประเมินทางเลือกอื่นที่อาจลดต้นทุนหรือผลกระทบต่อแผนงาน โดยไม่ลดทอนคุณภาพและข้อกำหนดของโครงการ

3.4 ให้ความสำคัญกับการสื่อสาร

แม้เอกสารจะเป็นหลักฐานสำคัญ แต่การสื่อสารที่ชัดเจนระหว่างเจ้าของโครงการ ผู้ออกแบบ ที่ปรึกษา และผู้รับเหมา ก็เป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้การบริหาร VO มีประสิทธิภาพ

ทุกฝ่ายควรเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับขอบเขตงานที่เปลี่ยนแปลง ผลกระทบ และสถานะการตัดสินใจ ก่อนดำเนินการตามขั้นตอนที่สัญญากำหนด

4. บทบาทของ PM/CM ในการบริหารงานเพิ่ม-ลด

Project Management (PM) และ Construction Management (CM) มีส่วนสำคัญในการเชื่อมโยงการตัดสินใจของเจ้าของโครงการเข้ากับการดำเนินงานภาคสนาม

โดยสามารถสนับสนุนงานด้านต่าง ๆ ได้แก่

• การตรวจสอบความจำเป็นและความเหมาะสมของการเปลี่ยนแปลง
• การประสานงานระหว่างเจ้าของโครงการ ผู้ออกแบบ และผู้รับเหมา
• การตรวจสอบปริมาณและราคางานเพิ่ม-ลด
• การประเมินผลกระทบต่อระยะเวลาก่อสร้าง
• การจัดทำและติดตามสถานะเอกสาร VO
• การควบคุมงบประมาณและบริหารความเสี่ยง
• การติดตามงานที่ได้รับอนุมัติให้เป็นไปตามข้อกำหนดของโครงการ

ทั้งนี้ บทบาทและอำนาจในการออกคำสั่งหรืออนุมัติการเปลี่ยนแปลงต้องเป็นไปตามสัญญาและขอบเขตหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย

5. มุมมองจาก ONE-M

การบริหาร Variation Order ที่ดีไม่ได้หมายถึงการพยายามหลีกเลี่ยงงานเพิ่ม-ลดทั้งหมด แต่เป็นการสร้างระบบที่สามารถรองรับความเปลี่ยนแปลงได้อย่างเหมาะสม โปร่งใส และตรวจสอบได้

สำหรับ ONE-M การบริหารงานก่อสร้างไม่ได้มุ่งเน้นเพียงการควบคุมต้นทุนและระยะเวลาเท่านั้น แต่ยังให้ความสำคัญกับการสื่อสาร การประสานงาน และการสนับสนุนเจ้าของโครงการในการตัดสินใจ

ภายใต้แนวคิด “ทีมคิดร่วมกับเจ้าของโครงการ” ONE-M มุ่งมั่นให้บริการ Project Management และ Construction Management อย่างมืออาชีพ เพื่อสนับสนุนการบริหารความเปลี่ยนแปลง ลดความเสี่ยง และส่งเสริมให้การดำเนินโครงการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

เพราะเป้าหมายของการบริหาร VO ไม่ใช่เพียงการควบคุมงบประมาณ แต่คือการช่วยให้โครงการสามารถเดินหน้าต่อไปได้อย่างราบรื่น โปร่งใส และสอดคล้องกับเป้าหมายของเจ้าของโครงการ